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“統(tǒng)計功能原來這么好用!”會博通檔案統(tǒng)計使用攻略來了(會博通軟件)

每到年末年初,就是做總結、做規(guī)劃的高峰期。一份優(yōu)秀的總結,一份具有前瞻性的規(guī)劃,都少不了事實數(shù)據(jù)的支撐。那么,在檔案管理工作中,如何利用好數(shù)據(jù)做出一份“漂亮的”總結或規(guī)劃?

接下來,小博就和大家分享幾個會博通系統(tǒng)內(nèi)進行檔案統(tǒng)計的妙招,保準用得上!

“統(tǒng)計功能原來這么好用!”會博通檔案統(tǒng)計使用攻略來了(會博通軟件)

1、檔案管理統(tǒng)計

統(tǒng)計功能,是內(nèi)嵌在會博通系統(tǒng)檔案管理模塊中的一項子功能。系統(tǒng)提供了包括綜合統(tǒng)計、檔案工作匯總表、數(shù)字檔案統(tǒng)計表等十多項統(tǒng)計項目,覆蓋了檔案管理工作中涉及的各類統(tǒng)計場景。

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并且,統(tǒng)計表類均能導出Excel,并支持打印預覽,輕松導出就能對統(tǒng)計信息再利用,為檔案管理人員把控進度、總結工作提供有力數(shù)據(jù)支撐。

接下來,小博以下面幾個統(tǒng)計項為例為大家介紹一下。

● 綜合統(tǒng)計

在年度統(tǒng)計或整體盤點時,常需要整理這些數(shù)據(jù):目前庫存檔案多少卷,其中實體與數(shù)字檔案多少卷?各分類下實體與數(shù)字檔案多少卷?按年統(tǒng)計、按保管期限統(tǒng)計、按密級統(tǒng)計分別多少卷……

這些檔案綜合數(shù)據(jù),在“綜合統(tǒng)計”項內(nèi)皆可一目了然。項目內(nèi)數(shù)據(jù)以柱狀圖、餅狀圖展示,數(shù)據(jù)可視化,展現(xiàn)更直觀。

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● 檔案工作匯總表

通過檔案工作匯總表,篩選統(tǒng)計范圍后,即可迅速梳理出各全宗、各分類、各檔案類型內(nèi)的實體檔案、數(shù)字檔案、新增檔案、到期檔案與銷毀檔案的數(shù)量。

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統(tǒng)計單位精確至卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù),并包括厚度(實體檔案)與容量(數(shù)字檔案)。在階段性整理,如月度總結、項目總結時,應用好這個表,能幫助管理人員精準把控檔案工作進度。

● 檔案整理個人工作量統(tǒng)計表

檔案整理工作量如何量化?應用該表,可對各檔案人員的整理工作精確至卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)統(tǒng)計。非常適合檔案部門管理人員梳理成員工作量,或多人協(xié)作檔案整理時的工作量統(tǒng)計等。

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統(tǒng)計既可按創(chuàng)建人和創(chuàng)建日期,也可按歸檔人和歸檔日期進行,篩選完成后,即可輕松統(tǒng)計出不同成員分別創(chuàng)建/歸檔了多少頁、多少件、多少卷檔案,量化成員工作量。

2、檔案借還統(tǒng)計

在會博通系統(tǒng)的借還模塊內(nèi),針對文檔借閱利用的各類情況,亦內(nèi)嵌了維度豐富的統(tǒng)計功能。統(tǒng)計項目主要包括三大類:登記類、統(tǒng)計類、排序類,即從信息登記、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、排序這三大維度進行統(tǒng)計展示。

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接下來,小博以文檔資料借閱情況在三個維度內(nèi)的統(tǒng)計表為例,為大家展示說明。

● 登記類-文檔資料借閱登記表

通過該登記表,可快速而全面地了解各層級分類、各類型文檔資料(原件、電子件或打印/復印件)的借閱情況。登記表詳細記錄了借閱時間、借閱人、借閱人部門、批準人、利用方式、用途等信息,細致詳盡,文檔去向一目了然。

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篩選還支持按文檔歸還狀態(tài)查詢,管理人員統(tǒng)計逾期未歸還文檔,可及時提醒催還。

● 統(tǒng)計類-文檔資料借閱情況統(tǒng)計表

針對文檔資料的整體借閱情況進行統(tǒng)計,通過篩選,可快速了解各檔案分類下的文檔資料總數(shù)、可供借閱的文檔資料數(shù)、借閱總數(shù)、借閱人次、歸還情況等信息。

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還可導出表格,按需形成圖表展示,如用餅狀圖展示已歸還、未歸還文檔資料數(shù)在可借閱文檔資料數(shù)內(nèi)的占比情況等。

● 排序類-文檔資料借閱次數(shù)排序

如需了解被借閱次數(shù)最多的文檔資料是哪些,借閱次數(shù)是多少……該表會由高到低一一排列,熱門名單清晰明了。通過排序信息,檔案人員可了解成員對文檔資料的高頻需求。

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事實上,登記類、統(tǒng)計類、排序類三個維度各有側(cè)重、互相補充,可以輔助檔案管理人員快速整理、輸出相關數(shù)據(jù),以進一步梳理工作進度與規(guī)劃。

3、檔案資料統(tǒng)計

針對企事業(yè)單位的上報需求,小博尤其要推薦這個實用度滿分的檔案資料統(tǒng)計表。篩選統(tǒng)計范圍等條件后,系統(tǒng)即輸出一個綜合統(tǒng)計表及所覆蓋檔案類型的各細分統(tǒng)計表;導出Excel,即可按需應用于報送材料中。

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適用如下級單位需上報給上級單位、企事業(yè)單位需上報檔案主管部門等工作場景,幫助檔案人員高效完成檔案資料統(tǒng)計工作。

寫在最后

會博通文件檔案知識一體化管理系統(tǒng),提供了實用而細致的統(tǒng)計功能,這是根據(jù)檔案管理工作的各類實際應用場景打磨而成,覆蓋應用場景廣,統(tǒng)計項目全面,是幫助檔案管理人員梳理工作、總結規(guī)劃的利器。

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