集團公司合同管理規(guī)定

1.0 目的

為進一步加強XX集團（以下簡稱"公司")合同管理工作，規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營行為，

減少和避免因合同簽訂、履行不當造成的損失，結(jié)合我公司的生產(chǎn)經(jīng)營實際，特制定本制度，各部門在合同管理過程中嚴格執(zhí)行。

2.0 范圍

本制度適用于公司各部門、分支機構(gòu)的合同管理工作。

3.0 職責(zé)

3.1行政人事部:

3.1.1貫徹執(zhí)行有關(guān)合同的法律、法規(guī)及規(guī)章。

3.1.2建立健全公司合同管理制度。

3.1.3監(jiān)督公司的合同依法、依程序簽訂，負責(zé)合同簽訂前的法律審查工作（所有合同由行政人事部轉(zhuǎn)交法律顧問審核），防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。

3.1.4負責(zé)合同的登記蓋章、存檔等工作。

3.1.5監(jiān)督檢查公司合同的履行、變更和解除，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司主要負責(zé)人報告。

3.1.6對送交備案的合同及合同有關(guān)材料進行審查、整理、編號、登記、保管。

3.1.7公司對外發(fā)生合同糾紛時，參與協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等有關(guān)事宜。

3.2合同承辦部門職責(zé)

3.2.1負責(zé)合同簽訂前意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判，負責(zé)合同的起草、審查、登記、存檔等工作。

3.2.2負責(zé)起草合同，并將所起草的合同按本辦法的規(guī)定及時提請合同審查部門審查，起草合同的依據(jù)必須充分，必須提供書面文件或批示。

3.2.3對其所提供的材料的真實性負責(zé)。

3.2.4向合同管理部門及時反映合同的履約問題。

3.2.5參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟的準備及善后工作。

3.2.6保管好合同文本及與履行、變更、解除合同有關(guān)的文件，及時送交合同管理部門歸檔。

3.3監(jiān)察部：負責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督。

4.0 合同管理制度

4.1合同管理機構(gòu)

4.1.1合同管理實行合同管理部門歸口管理和承辦部門業(yè)務(wù)管理相結(jié)合的原則。任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)秘密。

4.1.2公司總經(jīng)理是合同工作的主管領(lǐng)導(dǎo)。行政人事部是公司合同管理部門，統(tǒng)一負責(zé)公司的合同管理工作。

4.2合同的審查與審批

4.2.1合同在簽訂前，合同承辦部門應(yīng)對合同另一方當事人的主體資格和資信進行了解和調(diào)查核實后，寫出承辦意見，并將有關(guān)真實資料連同合同文本上傳至QA系統(tǒng)中的合同會簽流程呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查，承辦部門如需法律協(xié)助，可請求公司法律顧問提供法律幫助。承辦部門了解和調(diào)查核實的情況包括：

4.2.1.1主體資格的合法性：具有經(jīng)年檢的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》，《企業(yè)法人代碼證》，《稅務(wù)登記證》、《一般納稅人資格證》等，其核載的內(nèi)容與實際相符。首次簽約的需索要加蓋企業(yè)鮮章的復(fù)印件。

4.2.1.2欲簽訂合同標的應(yīng)符合當事人經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級、資質(zhì)證書。

4.2.1.3由代理人簽訂合同的，應(yīng)核實代理人身份，如不確定，需出具有效的《法定代表人身份證明書》、《法定代表人授權(quán)委托書》、《代理人身份證明書》。

4.2.1.4具有相應(yīng)的履約能力：具有支付能力。合同標的金額超過 10萬元（含本數(shù)）且標的屬于預(yù)付款項，當對簽約他方資信情況不確定時，必須要求其出具資產(chǎn)負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相應(yīng)文件。

4.2.1.5合同對方當事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應(yīng)與其簽訂合同；必須簽訂合同時，應(yīng)要求其提供合法、真實、有效的擔保，其中，以保證形式做出的擔保，其擔保人必須是具有代為清償能力的獨立經(jīng)濟實體，并應(yīng)對擔保人按照前款規(guī)定進行審查。

4.2.1.6上述所列各種文件為合同不可缺少的組成附件，若其文本為復(fù)印件時，須加注"與原件核對無誤"字樣，并由核對人簽字。

4.2.2公司合同審查機構(gòu)由總經(jīng)辦、財務(wù)部門和法律顧問組成。合同正式簽訂前，承辦部門應(yīng)將合同草案及相關(guān)資料、承辦部門意見提請合同審查機構(gòu)審查（OA系統(tǒng)中合同會簽流程）。合同審查機構(gòu)審查時可根據(jù)需要，要求承辦部門提供補充材料。

4.3審查內(nèi)容

合同管理制度及細則（完整版合同管理制度）(2)

4.3.1財務(wù)部負責(zé)審查的內(nèi)容

4.3.1.1資金來源合法，資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法。4.3.1.2資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)合法。

4.3.1.3資金、資產(chǎn)的用途、使用方式合法。

4.3.1.4價款、酬金和結(jié)算方式的合理、合法。

4.3.1.5索賠條款的合法性。

4.3.2合同管理部門負責(zé)審查的內(nèi)容

4.3.2.1合同的合法性：

4.3.2.1.1主體合法：根據(jù)承辦部門提交的有關(guān)材料，審查簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力。

4.3.2.1.2內(nèi)容合法：簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規(guī)、政策，不損害國家、集體或

者第三人利益，無規(guī)避法律和顯失公平的內(nèi)容，合同標的非國家明令禁止買賣的物、非未經(jīng)許可經(jīng)營

的物或法律、政策所不允許的行為。

4.3.2.1.3形式合法：依法應(yīng)辦理批準、登記、鑒證、公證等手續(xù)的，應(yīng)履行相應(yīng)的法定手續(xù)。

4.3.2.1.4簽約程序的合法性。

4.3.2.2合同的嚴密性和完備性：

4.3.2.2.1條款齊備、完整。

4.3.2.2.2文字清楚準確，語言邏輯嚴密。

4.3.2.2.3設(shè)定的權(quán)利和義務(wù)具體、確切。

4.3.2.2.4相應(yīng)手續(xù)完備。

4.3.2.2.5相關(guān)附件完備。

4.3.2.2.6合同條款是否有利于我方履行，違約責(zé)任的承擔、糾紛的解決等是否對我方有利。

4.4合同審查流程

合同管理制度及細則（完整版合同管理制度）(3)

4.4.1合同承辦部門負責(zé)人在合同會簽流程上簽署部門意見，如由兩個以上部門承辦的，應(yīng)分別簽署意見（在OA系統(tǒng)中點擊加簽人員名單）。

4.4.2合同承辦部門將合同文本、合同審查與審批所列附件資料，在OA系統(tǒng)中的合同會簽流程中提交相關(guān)人員審查。

4.4.3送審的一般合同，審查人員應(yīng)在1個工作日內(nèi)審查完畢；送審的較大合同，審查人員應(yīng)在2個工作日內(nèi)審查完畢；送審的重要合同和重大合同，審查人員應(yīng)在3個工作日內(nèi)審查完畢，審查部門遇特殊情況需延長審查時間時，應(yīng)向承辦人申明并征得同意，且延長后累計審查時間最長不得超過5個（含本數(shù)）工作日，不得無故拖延。

4.4.4審查部門應(yīng)對審查的合同出具審查意見，意見必須有各審查部門負責(zé)人簽字。

4.4.5合同承辦部門應(yīng)對合同審查部門提出的意見進行解釋、說明，并對合同草案進行修改完善。承辦部門對合同修改后，應(yīng)重新提交合同審查部門審查（OA系統(tǒng)中的合同會簽流程）。

4.5合同簽署蓋章

4.5.1所有合同通過審批后，由合同承辦部門將合同文本送印章專員處加蓋公章。

4.5.2簽訂、變更、解除合同一律使用合同專用章。

4.5.3合同專用章由專人保管，并按《印章管理制度》執(zhí)行，任何部門、人員不得借用、代用合同章。發(fā)生遺失，應(yīng)及時報告處理。

4.6合同履行

合同管理制度及細則（完整版合同管理制度）(4)

4.6.1合同履行由合同承辦部門負責(zé)。合同生效前，不得實際履行。合同生效后，應(yīng)當嚴格按照合同約定履行。

4.6.2對于涉及付款的合同，付款的審批制度和程序由財務(wù)部門另行制定。

4.6.3合同保留份數(shù)：公司至少保留三份，即財務(wù)部、行政人事部、合同承辦部門各一份。

4.6.4未盡事宜在試行中補充修訂。

5.0合同管理流程

承辦部門草擬合同→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→財務(wù)部門審核→總經(jīng)理審核→董事長審批→印章專員（如需法律顧問審核，則由行政人事部轉(zhuǎn)交）

6.0 其它

6.1本制度最終解釋權(quán)歸公司行政人事部。

6.2本制度自20XX年X月X日起試行二個月，試行結(jié)束后如無修訂版頒布，則自動形成正式版。

6.3自本制度試行之日起，公司與《公司合同管理》相關(guān)的原有管理條款自動失效。