布朗和克拉克進一步指出，資料中的重要主題是通過在資料中反復出現而浮現出來的。但他們也指出，有時情況并非如此。一個主題“可能在某些資料集中占很大比重,卻在另一些資料集中幾乎或完全不存在，又或者在資料集中占相對較小的比重。項目資金管理情況分析因此要想確定一個主題，研究者自己的判斷至關重要”(2006: 82 )。
路易絲正在研究一家全科醫(yī)生診所的病人對就診時間長短的感受。她通過對病人進行調查和訪談的方式收集了資料。她通讀了調查中一個開放式問題的回答。問題是:項目資金的管理和使用情況,寫下一個句子來解釋你對于醫(yī)生給你看病時長的感受。路易絲還仔細閱讀了所有訪談的回答。通過回答一系列開放式的問題，參與者可以談論他們的經歷，比如“請告訴我，當你離開醫(yī)生的診室時，你對分配給你的就診時間有什么感覺?”路易絲注意到，不少參與者使用了“匆忙”“趕著結束”“感覺醫(yī)生急著給下一個病人看病”之類的表達來說明自己的感受。由于大多數病人都提到了這一點，她把這一點作為一個重要的主題記錄下來。還有兩位病人提到，在就診結束時，醫(yī)生站起身來將他們送出門，他們對此的感覺是醫(yī)生急著把他們趕出診室。盡管這樣的反饋只有兩例，路易絲仍舊認為這是一個重要的主題，因為醫(yī)生以這種方式結束診治的情況很有可能不僅僅發(fā)生在這兩位參與者身上。
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