在確定了項目的目標(biāo)和要求后，需要開始明確項目全部范圍、定義和優(yōu)化目標(biāo)，制定確切的行動計劃。
項目的范圍、成本預(yù)算、進(jìn)度在這個階段被確定。項目經(jīng)理最重要的職責(zé)是制定計劃、整合計劃和執(zhí)行計劃。
項目規(guī)劃要有體系、能夠靈活地處理獨特的活動、定期進(jìn)行評審和控制以及接受多方面的影響。項目規(guī)劃是一個迭代的過程，必須貫徹項目的整個生命周期。
此階段最主要的工作：
- 確定范圍，完整地定義所有需要的工作，細(xì)化的目標(biāo)和范圍，是范圍基準(zhǔn)。
- 制定進(jìn)度計劃，也就是制定制定行動方案，是進(jìn)度基準(zhǔn)。
- 確定預(yù)算，根據(jù)范圍預(yù)估出預(yù)算，是成本基準(zhǔn)。
- 識別風(fēng)險，將風(fēng)險識別評估出來，制定應(yīng)對方案。
- 估算資源，估算執(zhí)行項目所需的團(tuán)隊資源和實物資源。
- 其他，規(guī)劃質(zhì)量、溝通、采購、相關(guān)方的參與計劃等等。
確定范圍
項目范圍是項目其他各方面管理的基礎(chǔ)，影響著成本、進(jìn)度以及質(zhì)量等各基準(zhǔn)的制定。一經(jīng)批準(zhǔn)，只有通過正式的變更控制程序才能變更。
確定范圍就是完整地定義所有需要的工作，確保項目做且只做所需的全部工作，以成功完成項目。必須清晰地定義項目目標(biāo)，并必須在項目相關(guān)方之間達(dá)成一致。
范圍應(yīng)當(dāng)有多個維度，如涉及到的組織、系統(tǒng)、業(yè)務(wù)、人員等。
主要的工作有：
- 收集需求，收集記錄相關(guān)方的需要和需求，整理出需求文件。
- 定義范圍，分析與整理產(chǎn)品、服務(wù)或成果的邊界和驗收標(biāo)準(zhǔn)，確定項目范圍說明書。
- 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），將項目可交付成果和項目工作詳細(xì)地劃分為多個工作包，用WBS來組織和定義，決定了項目的總體范圍。
預(yù)測型項目的項目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）和相應(yīng)的 WBS 詞典批準(zhǔn)后構(gòu)成項目范圍基準(zhǔn)。
適應(yīng)型項目在每次迭代中，都會重復(fù)開展三個過程：收集需求、定義范圍和創(chuàng)建?WBS。
制定進(jìn)度計劃
進(jìn)度計劃的目標(biāo)是確保項目按時完成所需。如何以及何時交付等詳盡的計劃體現(xiàn)在項目進(jìn)度計劃中，形成進(jìn)度基準(zhǔn)。一經(jīng)批準(zhǔn)，只有通過正式的變更控制程序才能變更。
主要的工作有：
- 定義活動，將工作包分解為進(jìn)度活動，形成活動清單，同時整理出項目里程碑計劃。
- 排序及估算工時，將活動清單按邏輯順序重新排列，并對其中的活動評估工時。
- 制定進(jìn)度計劃，對活動、資源、及制約進(jìn)行分析，制定出可行的項目進(jìn)度計劃，同時匯總出項目日歷。進(jìn)度計劃通常用甘特圖來展示。
依據(jù)項目管理的階段和業(yè)務(wù)流程來制定計劃，通過關(guān)鍵路徑法壓縮進(jìn)度，資源預(yù)估、任務(wù)分解到可估算工期。
里程碑計劃展示高維度的項目時間節(jié)點，進(jìn)度計劃體現(xiàn)詳細(xì)的時間安排。
適應(yīng)型項目采用短周期來開展工作、審查結(jié)果，并在必要時做出調(diào)整，做的是迭代型進(jìn)度計劃，里程碑定期頻繁的評估及精確化。
確定預(yù)算
項目的成本可以左右項目的范圍。同時也可以對項目質(zhì)量，以及進(jìn)度產(chǎn)生影響。成本將按時間段分配，批準(zhǔn)后形成成本基準(zhǔn)，只有通過正式的變更控制程序才能變更。
項目的成本應(yīng)該考慮將向項目收費的全部資源，包括直接成本如人力成本，和材料、設(shè)備、設(shè)施、服務(wù)等成本，以及對應(yīng)的應(yīng)急儲備，還有間接成本如管理費等。
在項目成本之上增加管理儲備，就是項目預(yù)算。
確定預(yù)算的主要工作有：
- 估算成本，對完成活動所需資源的可能成本進(jìn)行量化評估，做出成本預(yù)測。
- 制定預(yù)算，將活動成本匯總到更高層次上，最后到項目整體成本，批準(zhǔn)就是成本基準(zhǔn)。還要將預(yù)算對應(yīng)到時間進(jìn)度上。
成本的估算要包括項目活動的成本，也要包括已識別風(fēng)險的應(yīng)急儲備，還要包括應(yīng)對計劃外工作的管理儲備，另外還需要考慮在質(zhì)量上投入的成本，需要在最可能的成本與最樂觀最悲觀之間平衡。
根據(jù)成本基準(zhǔn)，就確定總資金需求和時間階段性資金需求。
識別風(fēng)險
項目風(fēng)險主要有各種制約因素和假設(shè)條件，以及可能相互沖突和不斷變化的相關(guān)方期望。在規(guī)劃階段就需要識別和管理這些風(fēng)險，以可控方式進(jìn)行項目工作，平衡風(fēng)險和回報。
每個項目都在兩個層面上存在風(fēng)險。影響項目的單個風(fēng)險，以及由單個項目風(fēng)險和不確定性的其他來源聯(lián)合導(dǎo)致的整體項目風(fēng)險。
風(fēng)險都會產(chǎn)生正面或負(fù)面的影響，正面為機(jī)會，要利用或強(qiáng)化，負(fù)面為威脅，要規(guī)避或減輕。
主要的工作有：
- 識別風(fēng)險，記錄現(xiàn)有的單個項目風(fēng)險，以及整體項目風(fēng)險的來源，匯總到風(fēng)險登記冊，并起草風(fēng)險報告。
- 定性、定量分析，前者根據(jù)風(fēng)險發(fā)生概率、影響、特征對其進(jìn)行排序分類，后者再對其進(jìn)行量化， 評估整體項目風(fēng)險敞口。匯總到風(fēng)險登記冊和報告。
- 規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)對方案，制定可選方案、選擇應(yīng)對策略并商定應(yīng)對行動。對接受的風(fēng)險可能需要制定應(yīng)急計劃或增加應(yīng)急儲備，可能會進(jìn)行變更控制處理。
風(fēng)險應(yīng)對主要是最小化單個威脅，最大化單個機(jī)會。威脅應(yīng)對主要是規(guī)避、轉(zhuǎn)移、減弱、接受等策略。風(fēng)險的處理可能會對各個計劃和基準(zhǔn)進(jìn)行變更，進(jìn)行變更控制處理過程。
估算資源
資源分團(tuán)隊資源和實物資源，即人力資源和設(shè)備、材料、設(shè)施和基礎(chǔ)設(shè)施等。
項目經(jīng)理應(yīng)在獲取、管理、激勵和增強(qiáng)項目團(tuán)隊方面投入適當(dāng)?shù)呐?。以有效和高效的方式，分配和使用實物資源。
主要工作有：
- 資源規(guī)劃，根據(jù)WBS，規(guī)劃所需資源，明確角色與職責(zé)、團(tuán)隊組織結(jié)構(gòu)，制定團(tuán)隊章程，制定培訓(xùn)、團(tuán)建等策略。
- 估算活動資源，確定團(tuán)隊及實物資源的類型和數(shù)量，匯總出資源需求。
項目團(tuán)隊主要成員等資源也應(yīng)當(dāng)在這之前，或者規(guī)劃階段之初確認(rèn)下來，以便成員都可以深入了解到項目的價值、目標(biāo)、范圍，進(jìn)度以及約束。
其他
- 規(guī)劃質(zhì)量，識別質(zhì)量要求與標(biāo)準(zhǔn)。制定質(zhì)量管理計劃與質(zhì)量測量指標(biāo)。
- 規(guī)劃溝通，識別相關(guān)方的溝通需求，制定溝通管理計劃，重點包括相關(guān)方的溝通方式及策略，匯報步驟，信息發(fā)布流程，會議管理辦法等。
- 規(guī)劃采購，確定采購的時間及方式，并確定與采購有關(guān)的角色和職責(zé)。
- 規(guī)劃相關(guān)方參與，定制相關(guān)方的參與計劃。
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